Un índice de archivo conecta los archivos con las personas y las historias que contienen. Una tabla sencilla puede ser suficiente si su estructura es coherente.
Cómo hacerlo paso a paso
Asigne a cada elemento un identificador único que también aparezca en su nombre de archivo.
Registre el título, las personas, la fecha o rango, la fuente y la ubicación de almacenamiento actual.
Agregue un campo de confianza o de notas para información incierta.
Guarde una exportación de fácil lectura junto con la hoja de cálculo o base de datos de trabajo.
Un ejemplo concreto
Una fila podría conectar una fotografía escaneada, su imagen del reverso y una nota que explique quién identificó a los miembros de la familia.
Qué conviene evitar
Evite que el índice dependa de la memoria de una sola persona. Incluya una breve explicación de las abreviaturas y dónde se almacenan las copias de seguridad.
¿Debo conservar los originales?
Sí. Conserva una fuente sin modificar y trabaja con copias. Un álbum terminado, una transcripción o un vídeo editado cumplen una función distinta del material original. Comprueba que las copias guardadas se abren y conserva junto a ellas los datos importantes, como nombres y fechas.
Más guías para la familia
- Cómo documentar nombres inciertos en una colección de fotografías familiares
- Cómo separar fotografías originales de copias editadas
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